Kommunales Sitzungsmanagement

Mit dem kommunalen Sitzungsdienst und dem Ratsinformationssystem wird die digitale Sitzungs- und
Gremienarbeit unkomplizierter und schneller. Durch die Einbindung der adKOMM Fachapplikationen
und die Nutzung der digitalen Signatur erledigen Sie alle Prozesse künftig noch schneller und
einfacher.

Alles wird DIGITAL!

Mit dem kommunalen Sitzungsdienst (KSD) und dem Ratsinformationssystem (adRIS) wird die Sitzungs- und Gremienarbeit so richtig digital und deutlich praktikabler. Die Digitalisierung wird durch die Zusatzmodule digitale Signatur und die Einbindung in das adKOMM Dokumentenmanagement gefördert. Der gemeinsame Vorlagenpool, der aus allen Fachämtern gespeist werden kann, gibt dem Sitzungsteam die Zeit, alle notwendigen Prozesse rechtzeitig und sicher zu erledigen.

Zu Beginn werden im Zusammenspiel mit dem Zentralen AdressManager PLUS die Gremien mit ihren Mitgliedern angelegt. Daran anschließend können im KSD die ersten Sitzungen terminiert werden.

Ein PLUS für adKOMM-Kunden: durch das Zusammenspiel der adKOMM Lösungen können Sachvorträge aus allen Fachbereichen in das adKOMM Sitzungsmanagement integriert werden. Dies zahlt sich insbesondere in Verbindung mit der Bauverwaltung aus. Nachdem die Tagesordnung unterstützt durch die Sitzungsvorlagen erstellt wurde, kann die Ladung automatisiert erstellt und versendet werden. Der Ladung können des Weiteren die Niederschrift des öffentlichen Teils der letzten Sitzung sowie die Sachvorträge mit Anlagen für die anstehende Sitzung beigefügt werden.

Für den Versand der Ladung gibt es zwei digitale Wege: zum einen über das adKOMM Postausgangs-Modul, zum anderen den Transfer in adRIS, das Ratsinformationssystem in der Cloud.

Eine amtliche Bekanntmachung kann sowohl physisch (für den Aushang an der Amtstafel) erstellt, als auch digital auf Ihrer Homepage veröffentlicht werden.

Im Anschluss an die Sitzung wird die Niederschrift angefertigt und der öffentliche Teil kann per Knopfdruck im adRIS zur Verfügung gestellt werden. Die Genehmigung erfolgt in der anschließenden Sitzung. Der Beschlussbuchauszug rundet den Prozess ab und kann den Sachbearbeitern über das integrierte adKOMM Vorgangsbearbeitungssystem (VOR) für die weitere Arbeit zur Verfügung gestellt werden. Durch die Einbindung der digitalen Signatur kann man sowohl die Niederschrift, als auch die Beschlussbuchauszüge medienbruchfrei unterzeichnen.

 

 

Das Ratsinformationssystem adRIS

Unter RATSINFORMATIONSSYSTEM werden im neuen Kommunalen Service Portal für die Mitglieder der kommunalen Gremien die aktuellen Sitzungen mit den erforderlichen Unterlagen sowie ein RECHERCHESYSTEM über alle Jahre und alle Gremien hinweg angeboten.

Voraussetzung ist der Einsatz des adKOMM Sitzungsdienstes KSD und ein aktives Bürgerkonto, auf dessen Basis die zusätzlichen Rechte vergeben werden können.