Schriftverkehr in Verwaltungen - organisert mit adKOMM

Integrierter Schriftverkehr in allen Fachanwendungen

Ob Gebührenbescheid, Einladung, Vertrag oder Gemeindeinformation – in jeder Kommune entstehen täglich zahlreiche Schriftstücke. Mit dem adKOMM Schriftverkehr erstellen Sie Dokumente direkt aus Ihren Fachanwendungen heraus. Vorlagen, aktuelle Daten aus der Zentralen Adressverwaltung und die automatische Übernahme von Fachinformationen sorgen für einen einheitlichen Auftritt und reduzieren den Aufwand bei der Dokumentenerstellung erheblich.

Dokumente einheitlich erstellen und verwalten

Mit adKOMM erstellen Sie Rechnungen, Gebührenbescheide, Serienbriefe, Einladungen oder Informationsschreiben direkt innerhalb Ihrer Fachanwendungen. Personen-, Adress- sowie Fachinformationen werden aus der zentralen Adressverwaltung übernommen und in die entsprechenden Dokumente eingefügt. Dadurch entfallen doppelte Eingaben und Schriftstücke stehen schneller zur Verfügung.

Vorgefertigte Vorlagen sorgen für ein einheitliches Erscheinungsbild Ihrer Verwaltung und können jederzeit an individuelle Anforderungen angepasst oder mit dem Vorlagendesigner neu erstellt werden. Inhalte aus Microsoft Word lassen sich inklusive Formatierungen, Tabellen und Grafiken übernehmen. Serienbriefe sowie die digitale Signatur unterstützen einen vollständig digitalen Dokumentenprozess.

PDF/A als Standard für Langzeitarchivierung

Kommunale Verwaltungen müssen, etwa durch die E-Government-Gesetze der Länder, immer größere Mengen an digitalen Dokumenten langfristig revisionssicher und rechtlich konform archivieren. Bürgeranliegen, Bauanträge, Ratsbeschlüsse oder Haushaltspläne müssen nicht nur sicher aufbewahrt, sondern auch über Jahrzehnte hinweg lesbar und unverändert zugänglich sein.

Das PDF/A-Format hat sich als zuverlässiger Archivierungsstandard etabliert, der die rechtssichere Aufbewahrung von Verwaltungsdokumenten über Jahrzehnte ermöglicht. Der PDF/A-Konverter von adKOMM unterstützt Sie zuverlässig bei dieser Aufgabe.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Einheitliche Dokumentenvorlagen

Vorlagen sorgen für ein einheitliches Erscheinungsbild und aktuelle Dokumente in der gesamten Verwaltung

Veranstaltungen & Jubiläen einfach organisieren

Einladungen, Teilnehmerverwaltung und Jubiläen zentral planen und verwalten

Individuelle Dokumentenerstellung

Vorlagen flexibel anpassen oder mit dem Vorlagendesigner eigene Formulare erstellen

Verträge sicher verwalten

Kündigungsfristen, Vertragsbedingungen und Dokumente jederzeit im Blick behalten

Digitale Dokumentenprozesse

Dokumente signieren, versenden und zentral in der E-Akte archivieren

Zentrale Datenbasis

Automatische Übernahme von Personen- und Adressdaten aus der zentralen Adressverwaltung

Beispiel aus der Praxis

Von der Gebührenberechnung bis zum fertigen Bescheid

Für eine kommunale Leistung werden im Bereich Steuern & Abgaben Gebühren erhoben. Direkt aus der zuständigen Fachanwendung lassen sich die Gebührenbescheide erstellen. Dazu wird automatisch die hinterlegte Vorlagen herangezogen und kann bei Bedarf individuell ergänzt werden. Anschließend wird das Dokument erstellt, über den Postausgang versendet und revisionssicher in der E-Akte zum jeweiligen Vorgang abgelegt. So entsteht ein durchgängiger Dokumentenprozess ohne doppelte Datenerfassung.

Der adKOMM Schriftverkehr unterstützt nicht nur die Erstellung von Dokumenten, sondern begleitet zahlreiche Verwaltungsprozesse.

Managen von Veranstaltungen

Organisieren Sie Veranstaltungen von der Einladung bis zur Auswertung der Teilnehmerzahlen. Einladungen werden an definierte Personengruppen versendet, Rückmeldungen erfolgen kontaktlos und Teilnehmerlisten werden automatisch erstellt.

Jubiläen von Bürgerinnen, Bürgern oder Unternehmen werden anhand der Daten aus dem Melderegister rechtzeitig erkannt und können komfortabel vorbereitet werden.

Schriftverkehr im Vertragsmanagement

Verwalten Sie Verträge zentral in einem digitalen Vertragsregister. Kündigungsfristen, Vertragsverlängerungen und finanzielle Auswirkungen behalten Sie jederzeit im Blick. Kündigungsschreiben lassen sich direkt aus dem jeweiligen Vertrag heraus erstellen.

adKOMM Schriftverkehr steht in jeder Fachanwendung zur Verfügung

Zentrale Adressverwaltung

Zugriff auf Personen- und Adressdaten

Grundstücks-
verwaltung

Erstellung von Antwortschreiben

Faktura

Erstellung von Rechnung und Bescheiden

Steuern & Abgaben

Berechnung von Gebühren und Beiträgen

E-Akte

Revisionssichere Ablage des Vorgangs

Keine Verwaltung ohne Schriftverkehr